Las entidades personalizadas son tablas independientes en Sales Layer que te permiten almacenar información estructurada fuera de las tablas principales de productos, variantes y categorías. 

Son útiles cuando necesitas una tabla específica para registros como manuales, certificados, repuestos, proveedores, campañas o cualquier otra información propia de tu negocio que deba gestionarse por separado del formulario principal del ítem.

Como este artículo está centrado en la creación, los pasos siguientes explican cómo crear la propia tabla y cómo empezar a añadir registros en ella. La parte de vinculación y exportación se explica mejor en el artículo sobre cómo actualizar y usar entidades personalizadas.

Antes de crear la tabla

Antes de crear una entidad personalizada, define qué representará cada registro y qué campos necesitará. Por ejemplo, si la tabla va a almacenar manuales, puede que necesites un campo de referencia, nombre, archivo, idioma y versión. Si va a almacenar certificados, puede que necesites referencia, nombre, tipo de certificado, fecha de caducidad y archivo adjunto. 

Esto hace que la estructura sea más fácil de mantener una vez empieces a añadir o importar registros. La referencia es especialmente importante porque Sales Layer la utiliza para identificar los registros durante las importaciones y actualizaciones.

Crear la tabla de entidad personalizada

Ve a Entidades Personalizadas y haz clic en Crear Entidad Personalizada. Después, introduce el nombre que quieras usar para esa tabla. A continuación, haz clic en Guardar y crear el primer ítem.

Crear el primer ítem

Después de crear la tabla, introduce la referencia y el nombre del primer ítem. Cuando ese primer registro ya exista, podrás empezar a construir el resto de la estructura añadiendo los campos que necesites, igual que harías en un formulario de producto o en cualquier otra tabla de Sales Layer.

Añadir los campos que necesitas

Una vez creado el primer ítem, añade los campos que necesite tu tabla. La estructura adecuada dependerá del tipo de datos que vayas a gestionar. Algunas tablas solo necesitarán campos de texto corto y archivo, mientras que otras pueden necesitar imágenes, enlaces web, fechas, números o campos de lista. Si vas a trabajar en más de un idioma, prepara la estructura para que el contenido multidioma pueda añadirse de forma coherente.

Intenta que la estructura sea práctica. Añade solo los campos que realmente sean útiles para los registros que quieres gestionar. Esto hará que la tabla sea más fácil de mantener más adelante, especialmente si van a trabajar con ella varios usuarios.

Añadir más ítems mediante importación

Si ya tienes la información preparada en Excel, CSV o XML, puedes añadir registros mediante importación, igual que harías en otras secciones del PIM. La acción de importar funciona del mismo modo para las entidades personalizadas que para las otras tablas principales. Sales Layer te permite pegar o subir el archivo, revisar el mapeo, crear campos si es necesario, cambiar títulos o tipos de campo y descartar columnas que no quieras importar. El campo de referencia es obligatorio en estas importaciones.

Al preparar el archivo, separa cada campo en su propia columna. Si usas campos multidioma, prepara columnas independientes con el código ISO del idioma. Una vez cargado el archivo, revisa con atención el mapeo detectado antes de confirmar la importación. Esto es especialmente importante en la primera importación, porque ayuda a definir correctamente la estructura de la tabla desde el principio.

Casos de uso habituales

• Crear una tabla independiente para manuales, certificados, campañas, repuestos o proveedores.
• Guardar información reutilizable fuera del formulario principal de producto o variante.
• Crear primero una tabla estructurada y después cargar muchos registros de una sola vez mediante importación.
• Crear varias tablas de entidades personalizadas para distintas necesidades de negocio desde la sección principal de Entidades Personalizadas.

Buenas prácticas

Antes de crear una entidad personalizada, asegúrate de que esa información realmente necesita su propia tabla y de que será más fácil gestionarla fuera de los formularios principales de los ítems. Empieza con un objetivo claro para la tabla, crea una estructura de campos práctica y utiliza valores de referencia consistentes desde el principio. Si esperas añadir muchos registros, normalmente es mejor definir primero la estructura y después importar los datos de forma masiva. Recuerda también que el número de tablas de entidades personalizadas disponibles en tu cuenta depende de tu contrato. Si necesitas más, contacta con Customer Success.